YOGYAKARTA - Sebanyak 50 peserta diklat manajemen kearsipan dan tata persuratan di lingkungan Perguruan Tinggi Agama Islam (STAI) se-Jawa dan Madura yang dilaksanakan di Surakarta, telah mengunjungi Gedung Arsip UGM. Rombongan dipimpin oleh Ketua STAIN Surakarta Prof Dr Usman Abu Bakar MA dan diterima oleh Kepala Arsip UGM Sri Hidayah Murdiati SH, Kamis (14/6).

Pada kesempatan itu, Prof Usman mengemukakan, kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh Depag tersebut dalam rangka peningkatan kemampuan SDM di bidang kearsipan. ''Setelah mengetahui pengelolaan arsip di UGM, diharapkan peserta bisa menerapkan pengetahuan yang diperolehnya di perguruan tinggi masing-masing,'' ujarnya.

Adapun oleh Sri Hidayah dijelaskan, pengelolaan arsip yang akurat bisa digunakan pimpinan sebagai bahan pengambilan keputusan karena arsip adalah salah satu sumber informasi meski dengan corak apa pun yang sangat penting untuk menunjang kegiatan organisasi.

Sementara itu, Kepala Bidang Database Arsip UGM Dra Suwarni mengungkapkan, pengelolaan arsip tidak hanya mengolah arsip belaka, tetapi juga mulai dari pengumpulan, pengelompokan, pendeskripsian, entry data, penataan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan pelayanan.

''Tidak kalah pentingnya adalah pemahaman kebutuhan dari para pengguna. Kadang sebuah informasi di dalam arsip yang tersimpan sulit ditemukan kembali. Hal ini disebabkan karena informasi yang dicari hanya bagian dari isi arsip, esensi informasi tidak tercermin dalam judul ataupun isinya,'' tambahnya. (P12-70)